Consigli linguistici per chiudere con successo un incontro con un cliente in spagnolo

Come chiudere con successo un incontro e creare sin da subito il giusto feeling con il cliente.

Quando lavori con persone che non hanno la tua stessa lingua madre – e che, quindi, differiscono da te anche per background culturale- è importantissimo che tu sia sicuro di usare al meglio le conoscenze linguistiche e le abilità comunicative di cui disponi per rompere il ghiaccio e creare sintonia, superando in pochi secondi quella sensazione di disagio che ci accompagna tutte le volte che ci relazioniamo con qualcuno che non abbiamo mai incontrato prima, troppe le zone d’ombra, troppe le incognite.

Creare sin da subito un rapporto di confidenza, seppur con le dovute cortesie nei modi e nella lingua, è il primo passo verso il successo. Nella maggior parte dei casi qualsiasi persona prende le proprie decisioni basandosi sulla prima impressione, per cui non ti è concesso di partire col piede sbagliato.

Ecco qualche esempio di frase che puoi utilizzare in vari momenti dell’incontro per gestire al meglio ogni situazione ti si presenti davanti senza quedarte en blanco. L’elenco, ovviamente, potrebbe essere arricchito di molti altri (s)punti, ma ormai lo saprai che il mio obiettivo è quello di incoraggiarti a migliorarti linguisticamente senza, però, darti la cosiddetta pappa pronta; che poi si sa che la pappa pronta sta presto a diventare minestra riscaldata…

1. Crea sin dai primi istanti una connessione tra te e l’altra parte che vada al di là della semplice sfera professionale:

Nei primi momenti dell’incontro è fondamentale che tu riesca a stemperare un po’ la tensione creando la giusta atmosfera per parlare di affari. Se vai subito all’attacco potresti dare l’impressione di avere fretta o di volertela sbrigare il prima possibile. Impegnati, dunque, a creare sin dai primi istanti una connessione tra te e l’altra parte che vada al di là della semplice sfera professionale.

1. Buenos días, Señor X, ¿qué tal está / su viaje / el hotel / su trabajo?
2. ¿Quiere usted un café, un vaso de agua o un refresco?
3. Si necesita refrescarse un poco, los aseos están al final del pasillo. Se il cliente arriva direttamente dall’aeroporto è molto probabile che sia leggermente stanco per il viaggio, per cui lasciagli qualche minuto per riprendersi e ritornare in sé.
4. ¿Hace frío / calor en España también? Parlare del tempo non delude mai. Un mio caro amico prende spesso in giro la banalità di queste convenzioni sociali e, sotto sotto, so che un po’ di ragione ce l’ha anche lui. Mi rendo conto che parlando del tempo non si affrontano temi scottanti né si risolvono complotti internazionali, ma proprio per questo motivo il risultato neutralità è garantito: se non ti viene in mente niente di meglio per scaldare i motori, questo tema è sempre un buon salvagente a cui aggrapparsi per non allontanarsi dalla riva.
5. ¿Viste ayer el partido de fútbol? – ¿Está contento con el resultado? Un’altra pietra miliare delle banalità di cui si parla tra sconosciuti è sicuramente lo sport, per chi ne capisce qualcosa e se ne interessa, ovviamente (per me, ad esempio, sarebbe solo una tortura…). La sera prima c’è stata una partita che ha coinvolto una squadra del suo paese d’origine? Prendi la palla al balzo e non farti scappare l’occasione di stemperare la tensione parlando di rigori e calci d’angolo (e qui mi fermo, perché di calcio proprio non ci capisco niente).
6. Me gustan sus zapatos, quedan muy bien con la chaqueta – Tengo un bolso muy parecido al suyo, lo compré en Roma. Soprattutto tra donne ti garantisco che questo funziona, parola di lupetta.
7. Esta cafetería / Este restaurante me encanta porque… State andando a bere un caffè o a pranzo assieme? Dai un tocco personale alla conversazione e svela qualcosina di te, creerai più vicinanza tra voi.

Vietati temi come la politica o la religione, almeno finché non sarai certo di aver raggiunto un livello di confidenza abbastanza elevato da permetterti di affrontare certe discussioni. A volte creano più danni domande su questi temi che domande sulla sfera personale e famigliare.

2. Assicurati di avere ben chiaro in mente l’obiettivo dell’incontro e di non perderlo mai di vista.

Cerca di capire quali sono le aspettative e le motivazioni del cliente e spiegagli sempre quello che farete, dagli la possibilità di sentirsi parte di un progetto e non passivamente in balia di ogni tua scelta. Più conosci chi hai di fronte, più facile sarà la comunicazione, poiché entrambi vi dimostrerete maggiormente predisposti a far andare bene le cose.

1. Me gustaría presentarle nuestros productos / nuestra propuesta de venta.
2. Tengo entendido que ha utilizado ya estos productos y que su compañía trabaja en este sector desde hace muchos años. Por eso, me gustaría presentarle algunas de nuestras alternativas.
3. Antes de presentarle nuestra propuesta en concreto, querría enseñarle nuestra empresa y nuestros productos.
4. ¿Me podría contar por qué está interesado en empezar este proyecto y cuáles son sus objetivos?
5. ¿Qué espera obtener de nuestros productos?
6. Nosotros queremos contribuir al crecimiento de su negocio, por eso me gustaría que hablásemos un poco más sobre sus objetivos.
7. Al hacer alguna investigación preliminar vi que su empresa…; según eso, ¿estaría interesado en…?
8. ¿Hay algo en particular que esperaría fuese diferente a partir de ahora?
9. Tenemos diferentes alternativas para diferentes usos y de diferentes tamaños, por eso sería importante para nosotros saber para qué principalmente piensa utilizar este producto y conocer los resultados que espera obtener en el largo y medio plazo.

Anche saper riformulare con maestria il discorso ti aiuterà a vederci un po’ più chiaro e a procurarti maggiori informazioni senza risultare troppo diretto:

1. Si lo he entendido bien, usted quiere decir que…
2. ¿Le importaría aclarar / entrar más en detalle sobre este punto?
3. En pocas palabras, usted se refiere a… ¿no es cierto?

3. Cerca di farti un’idea il più precisa possibile sulle tempistiche del cliente.

Ti darai la possibilità di capire se puoi far quadrare il tutto con il tuo piano di lavoro o con quello dell’azienda:

1. ¿Para cuándo desearía usted que el producto esté listo para la carga?
2. ¿Cuándo pensaba usted empezar a trabajar en el proyecto?

Metti in chiaro sin dal principio gli steps da seguire per raggiungere l’obiettivo finale, lavorando in modo da soddisfare tutte le parti coinvolte: quando ci sono affari di mezzo è sempre consigliato parlarsi chiaro sin da subito.

4. Dimostra serietà.

Fai capire al cliente che sì, tu lavori con serietà, ma ne richiedi altrettanta da parte sua. In fondo è di una collaborazione che stiamo parlando, no?

Troppe volte ho visto impiegati commerciali svolgere in modo sommario il loro lavoro o portarlo a termine tenendo conto dei loro interessi più che di quelli dell’azienda o del cliente stesso, scaricando poi il barile su altri colleghi –che ovviamente devono risolvere i casini altrui, c’è sempre chi disfa e chi ricostruisce…- e creando una serie di intoppi soprattutto al cliente, che odia i problemi tanto quanto il mio cane odia l’acqua, cioè tantissimo. Più volte mi sono chiesta come i clienti possano continuare a riporre fiducia in un’azienda che non rispetta i tempi di consegna, che spedisce materiale sbagliato o prodotti non perfettamente funzionanti, che promette una cosa e poi ne fa un’altra.

Se anche tu come me dai molto peso alla professionalità, alla puntualità, alla serietà e odi il qualunquismo e l’approssimazione, ecco alcune frasi che ti aiuteranno a mettere in chiaro alcuni dettagli sin dal principio per evitare ripensamenti, presunti malintesi e situazioni da parola mia contro la tua:

1. Si no conseguimos finalizar el proyecto en el plazo que establecimos el mes pasado, ya sabe usted que será imposible que esto suceda.
2. En cuanto recibamos Y, podremos entregarle Z.
3. Ya ha quedado claro que si decide organizar usted el transporte, todos los daños que podrían afectar al producto desde la salida de nuestro almacén hasta la llegada a su bodega serán bajo su responsabilidad.
4. Si usted quiere, podemos efectuar una prueba previa para evaluar nuestros productos y ver cuál sería la opción ideal para sus necesidades.
5. Yo, junto a uno de nuestros técnicos especializados, estaré en su empresa para poner en marcha la máquina y explicarle cómo utilizarla correctamente.

5. Prima di concludere l’incontro non lasciarti scappare l’occasione di fissarne un altro e di trovare il modo per mantenere i contatti.

1. ¿Prefiere usted que lo llame por teléfono o que le envíe un correo electrónico?
2. ¿Le parece bien si nos volvemos a ver dentro de una semana y así definimos los detalles del contrato?
3. ¿Le vendría bien que nuestra próxima reunión tuviese lugar el … a las…?
4. Mañana voy a confirmarle por correo la fecha y la hora de nuestra próxima reunión, así podrá conocer a mis colaboradores y ver de cerca la producción de su máquina, ¿le parece bien? Mientras tanto, ¿le resultaría útil recibir más información?
5. Volveré a ponerme en contacto con usted dentro de unos días, quiero enviarle una presentación sobre nuestros productos que me gustaría que usted leyera.
6. En cuanto se me ocurra alguna idea que creo podría ayudarle, le escribiré enseguida.

6. Avere un’idea del suo budget sarà di aiuto a te per capire che prodotto o servizio offrire.

Se il suo limite è 10, non puoi proporgli solo ed esclusivamente un prodotto o un servizio da 20. Certo, puoi provare a spingere per capire quanto è flessibile sul tema, ma sii consapevole che la vendita aggressiva, nella maggior parte dei casi, fa allontanare le persone.

1. ¿Tiene usted un presupuesto que ha destinado a este proyecto?
2. ¿Cuál es la suma que piensa invertir en este proyecto?

7. Fai attenzione al tipo di linguaggio che usi.

1. Parla in modo positivo. No, nunca o jamás usali solo se strettamente necessari, così come problema, imposibile, caro, reclamación o altri termini dal carattere decisamente troppo negativo e definitivo; inoltre, invece di garantire al cliente che no se arrepentirá, perché non gli assicuri che estará contento? In fondo, se ci pensi bene, perché dovrebbe addirittura arrivare a pentirsi di aver scelto di collaborare con la tua impresa? A meno che non tu gli stia proponendo una bella fregatura fin dall’inizio, non vedo perché dovresti arrivare a parlare di arrepentirse…
2. Diminuisci l’uso del condizionale: piuttosto di dire eso tendría que consultarlo, prova a dimostrare maggiore fermezza e consapevolezza professionali usando un bell’indicativo (lo voy a consultar).
3. Preferisci la struttura attiva a quella passiva, darai dinamismo al tuo operato: invece di avanzare un timido se está preparando (non si capisce bene chi lo stia facendo, come puoi notare da te è tutto molto ambiguo e vago…) metti le cose in chiaro e afferma che lo estoy preparando ahora mismo.